Wynajem biura to dla każdej firmy jedna z ważniejszych decyzji. Odpowiednia lokalizacja może przynieść przedsiębiorstwu wiele korzyści począwszy od łatwiejszego pozyskiwania klientów, przed pozytywny wizerunek, aż po położenie zachęcające do podjęcia pracy przez przyszłych pracowników. Z tego względu jest wiele czynników, jakie muszą wziąć pod uwagę przedsiębiorcy wybierając miejsce na swoją siedzibę. Oddzielną kwestią są także przepisy, prawo określa bowiem ściśle pewne warunki, które musi spełniać biuro, aby mogli w nim przebywać pracownicy.
Wielkość biura ma znaczenie z kilku względów. Po pierwsze firma wynajmując swoją siedzibę powinna myśleć przyszłościowo. Zakładając, że przedsiębiorstwo będzie się rozwijało, zacznie zatrudniać więcej osób, więc wybierając biuro należy wziąć ten czynnik pod uwagę. Biuro powinno być też na tyle duże, by pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki w komfortowych warunkach. Metraż jaki powinna mieć przestrzeń biurowa ściśle określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej opublikowane 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.). W tym rozporządzeniu określono wymiary pomieszczeń przeznaczonych do stałej pracy. Rozporządzenie jako miejsce stałej pracy definiuje przestrzeń, w której pracownicy przebywają ponad cztery godziny dziennie. Według rozporządzenia na każdego pracownika, którzy przebywają jednocześnie w pomieszczeniu pracy powinno przypadać 13 m² „wolnej objętości” pomieszczenia oraz 2 m² podłogi. Wolna przestrzeń rozumiana jest jako miejsce, którego nie zajmują żadne sprzęty i urządzenia.
Prawodawca także jasno określa, że pomieszczenia, w których odbywa się stała praca muszą być zgodne z przepisami Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Prawo określa jasno, że praca nie może odbywać się w przyziemiach. Pracownicy muszą mieć dostęp do światła dziennego. Pomieszczenia powinny mieć odpowiednią wentylację. Prawo określa też liczbę toalet przypadającą na określoną liczbę pracowników. Ludzie nie mogą też pracować w zbyt niskich, ani w zbyt wysokich temperaturach. Z tej przyczyny w biurze powinno być ogrzewanie oraz klimatyzacja.
Lokal będący miejscem stałej pracy regulują także przeciwpożarowe przepisy, prawo nakłada na pracodawcę obowiązek spełnienia także tych wymagań. Są wśród nich między innymi odpowiednio szerokie i oznakowane drogi ewakuacyjne oraz obecność przegród przeciwpożarowych. To elementy, które wynikają z projektu i konstrukcji budynku – muszą one także zostać wzięte pod uwagę podczas wyboru biura.
To tylko niektóre z prawnych wymogów, które powinien wziąć pod uwagę każdy przedsiębiorca wybierając biuro pod swoją siedzibę, aby uniknąć mandatów od Staży Pożarnej czy Państwowej Inspekcji Pracy – organów, które przeprowadzają kontrolę biur pod kątem realizacji przez pracodawców wspomnianych przepisów. Zatem wynajmując biuro należy też dużą uwagę zwrócić na kwestie prawne, aby spać spokojnie.
Artykuł powstawł przy współpracy z https://www.herbewo.krakow.pl/